ما هي أنوع
الحقول المتاحة عند إنشاء جدول ؟
يوجد عند إنشاء جدول بـ Access تسعة
أنواع من الحقول يمكن استخدام كل منها لحفظ نوع محدد من البيانات :
- نص :
يستخدم لحفظ القيم النصية قصيرة وذلك حتى ( 255 حرف ) ، ويمكن أن تكون القيم
المدخلة أحرف أو أرقام أو علامات ترقيم أو فراغات أو رموز .
مذكرة : يستخدم لحفظ
القيم النصية الطويلة وذلك حتى ( 46000 حرف ) .
- رقم : يستخدم لحفظ بيانات
رقمية ليست عملة ، ويمكن أن تكون الأرقام قيماً صحيحة أو كسرية أو قيماً سالبة
تسبقها الإشارة السالبة .
- تاريخ / وقت : يستخدم لحفظ التاريخ أو الوقت أو
كلاهما .
- عملة : يستخدم لحفظ قيم مالية ، ويمكنك تغيير وحدة العملة الافتراضية
من خلال أيقونة إعدادات إقليمية من لوحة التحكم في Windows .
- ترقيم تلقائي :
حقل عددي يعطي قيماً تلقائية في كل مرة يتم فيها إضافة سجل جديد ، وهو دائماً يبدأ
بالقيمة رقم ( 1 ) .
- نعم / لا : يستخدم لحفظ قيم منطقية ( صحيحة أو خاطئة ،
نعم أو لا ) .
- كائن OLE : يستخدم لحفظ كائنات من تطبيقات أخرى لـ Windows
والتي تدعم خاصية ربط وتضمين الكائنات ، حيث يمكن حفظ أوراق عمل أو مستندات Word أو
موجه صوتيه أو صور .
- ارتباط تشعبي : يستخدم لحفظ عناوين صفحات الـ Web أو ملف
مستند موجود على القرص الصلب .
ما هي خصائص الحقول
؟
كل حقل تضيفه في الجدول يمتلك خصائص تناسب نوع البيانات التي سيتم
حفظها فيه ، وتظهر خصائص الحقل عند النقر عليه في نمط العرض تصميم في الجزء السفلي
من النافذة وضمن التبويب عام كما يظهر في الشكل التالي :
- حجم الحقل : يستخدم
لتحديد الطول الأقصى لحقل من النوع " نص " أو لتحديد الرقم الذي لا يجب تجاوزه في
الحقل من النوع " رقم " .
- تنسيق : يستخدم لتنسيق عرض أو طباعة نص أو رقم أو
تاريخ أو وقت .
- المنازل العشرية : تستخدم مع الحقول من النوع " رقم " أو "
عملة " لتحديد عدد المواقع العشرية التي ستظهر إلى يمين الفاصلة العشرية .
-
قناع الإدخال : يستخدم لتحديد نموذج لإدخال البيانات مثل رقم الهاتف .
- تعليق :
يستخدم لتغيير الاسم الافتراضي للحقل ، إذ يظهر ذلك التعليق بدلاً من اسم الحقل في
نمط طريقة عرض صفحة البيانات أو في النماذج أو التقارير .
- القيمة الافتراضية :
تستخدم لجعل قيمة افتراضية تظهر تلقائياً في حقل إذا لم يتم تغييرها .
- قاعدة
التحقق من الصحة : تستخدم لتحديد قاعدة تقبل على أساسها البيانات المدخلة .
- نص
التحقق من الصحة : يستخدم لإظهار رسالة عندما يتم إدخال قيمة مخالفة لقاعدة التحقق
من الصحة .
- مطلوب : يستخدم لتحديد ما إذا كانت قيمة مدخلة في حقل ضرورية
.
السماح بطول صفري : يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان من
المسموح أن يكون طول النص صفراً أو فارغاً أو سلسلة رمزية نصية .
- مفهرس :
يستخدم لتحديد ما إذا كان الحقل يجب أن يكون مفهرساً أم لا .
- ضغط Unicode :
يستخدم مع حقل من النوع " نص " لتحديد ما إذا كان يسمح بإجراء ضغط عليه
.
كيف يمكن تغيير القيمة الإبتدائية لحقل من النوع "
ترقيم تلقائي " إلى قيمة غير الـ " 1 " ؟
- انشاء جدول يحتوي على حقل
من النوع " ترقيم تلقائي " ، وهو الذي نريد أن نغير قيمة البدايه له بحيث تكون غير
الرقم ( 1 ) و حقل آخر من النوع " نص " .
مثال : جدول باسم " بيانات الموظفين "
يحتوي حقلين الحقل الأول نسميه " رقم الموظف " ونوعه ترقيم تلقائي والحقل الثاني
نسميه " اسم الموظف " ونوعه نص .
- انشاء جدول ثاني يحتوي على حقل واحد من النوع
" رقم " .
مثال : جدول باسم " مؤقت " يحتوي حقل واحــــــد فقط بإسم " رقم
الموظف " ويكون نوع الحقل " رقم " وأجعل الخاصية "حجم الحقل " هي " عدد صحيح طويل "
.
- قم بإدخال سجل واحد فقط في الجدول " بيانات الموظفين " ، حيث يجب عليك هنا
فقط أن تقوم بإدخال أي اسم موظف وليكن مثلاً " محمد " وسيكون رقم الموظف القيمة ( 1
) تلقائياً .
- قم بإدخال قيمه في الجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " وتكون أقل
بواحد من الرقم الذي تريد أن يظهر في جدول الذي قمنا بتسميته " بيانات الموظفين "
.
فمثلاً إذا أردت أن تبدأ الترقيم في جدول " بيانات الموظفين " بالقيمة ( 50 )
أدخل في الحقل الموجود بالجدول الذي قمنا بتسميته " مؤقت " القيمة ( 49 ) .
- قم
بإنشاء إستعلام إلحاق وقم بتسميته " إضافه رقم " ، وذلك من أجل إضافة قيمة الحقل
الوحيد في الجدول " المؤقت " إلى قيمة الحقل في الجدول " بيانات الموظفين " .
-
قم بتشغيل استعلام الإلحاق " إضافة رقم " ، حيث سيتم إضافة قيمة الحقل في الجدول "
مؤقت " إلى قيمة الحقل في جدول " بيانات الموظفين " .
- قم بفتح الجدول "
بيانات الموظفين " حيث ستجد في السجل الأول الحقل " رقم الموظف " ويحوي القيمة ( 1
) والحقل " اسم الموظف " الذي يحوي على القيمة ( محمد ) وسجل ثاني يحوي الحقل الأول
" رقم الموظف " القيمة ( 49 ) والحقل " اسم الموظف " يوجد به قيمة خالية .
- قم
بحذف السجل الأول والثاني في جدول " بيانات الموظفين " والذي قمنا بوصفهما في
الفقرة السابقة .
- قم بحذف استعلام الإلحاق " إضافة رقم " وكذلك الجدول " مؤقت
" فلم تعد بحاجه لهما .
- عند فتح الجدول " بيانات الموظفين " ستجد أن Access
عند إضافتك لسجل جديد يتابع عملية الترقيم بدءً من القيمة ( 50 ) .
ما هو الأنسب إستخدام حقل من النوع " نص " أو حقل من النوع "
مذكرة " لحفظ نص متوسط الحجم ؟
معايير إختيار حقل من النوع " نص " هي
:
- إذا كنت تريد إستخدام الحقل كجزء من علاقة .
- إذا أردت فهرسة الحقل
.
- إذا كان حجم البيانات المدخله أقل من 255 حرف .
معايير إختيار حقل من
النوع " مذكرة " هي :
- إذا علمت أنك ستحتاج حفظ أكثر من 255 حرف في الحقل
.
يطلب آكسس دائماً تعريف مفتاح أساسي للجدول ، فهل
هو ضروري ؟
يكون إعداد المفتاح الأساسي ضروري في حالة :
- إذا كان
هناك نية في إستخدام الجدول في بناء علاقة مع جدول آخر .
- الحاجه لحفظ سجلات في
الجدول وفق ترتيب لا يتغيير حتى بعد حذف سجلا ت أو نقلها .
ما هي الفائدة من تعريف مفتاح أساسي بالجدول ؟
-
إنشاء فهرس يمكن من خلاله تسريع عمليات الفرز والاستعلام .
- بناء علاقات بين
الجداول .
- عدم وجود سجلات مكررة ، إذ أن Access لا يسمح بإنشاء سجلين بنفس
القيمة في حقل مفتاح أساسي .
كيف يمكنني تجنب تكرار
قيمة في حقل ليس معيناً كمفتاح أساسي ؟
نقوم بفتح الجدول في نمط عرض
التصميم ثم ننقر فوق الحقل المطلوب وننتقل إلى خصائص الحقل وبالتحديد خاصية "
مفهرس" ونختار " نعم ( بدون تكرار ) " .
ما هو الفرق
بين خاصتي " قناع الإدخال " و " تنسيق " ؟
- خاصية " قناع الإدخال "
: تحدد نوع القيمة المدخلة التي يمكن كتابتها في الحقل ، حيث تفرض شكلاً معيناً
تكون مجبراً على سلوكه عند الإدخال .
- خاصية " تنسيق " : تؤثر على البيانات في
الحقل بعد إدخالها ، فهي تغير طريقة عرض البيانات . | 
